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Voyages d'affaires

Le voyage professionnel est devenu de nos jours un des outils les plus performant à la prospection export. Le voyage d'affaires représente un coût élevé pour les entreprises, c'est pour cela que tous déplacements doivent être préparé avec le plus grand sérieux afin d'éviter les dépenses inutiles. En effet, une préparation de qualité peut déboucher sur la réussite des missions. Les voyages d'affaires ont pour avantages de permettre à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés étrangers, de rechercher des nouveaux partenaires commerciaux (fournisseurs, clients) et d'établir des contrats avec des entreprises étrangères. Le bon déroulement d'une prospection à l'étranger peut se résumer en trois étapes : la préparation du départ, l'organisation sur place et le suivi de la mission.


1) La préparation du départ

La préparation d'un voyage à l'étranger peut se résumer en deux parties : la réservation de l'hôtel et du billet d'avion et la préparation des documents administratifs et commerciaux.


  • La réservation de l'hôtel et du billet d'avion Pour bénéficier des tarifs intéressants, avoir de la place dans le vol de son choix ou des vols directs dans les pays qu'on désirent prospecter, il est conseillé de réserver son billet d'avion le plus rapidement possible. Dans certains cas, il faut prévoir arriver quelques jours à l'avance afin de ne pas subir le décalage horaire et avoir le temps de préparer ses futurs rendez-vous. La réservation de l'hôtel est aussi importante que celle du voyage, en effet dans les périodes des salons, les hôtels sont souvent complets. Lorsqu'on a trouvé enfin l'hôtel de son choix, il ne faut pas oublier de vérifier certaines informations telles que la possibilité d'organiser des réunions et que l'emplacement de l'hôtel est adapté pour des rendez-vous. Lors de la préparation de son voyage, d'autres éléments sont également à prendre en compte tels que s'informer sur les habitudes locales, les modes de consommation et les us et coutumes
  • La préparation des documents administratifs et commerciaux Pour mettre toutes les chances de son côté, le voyageur doit préparer à l'avance tous les documents commerciaux nécessaires sur place tels que la plaquette commerciale, le catalogue et la liste des prix. Il doit également veiller à ce que les documents sont traduits dans la langue du pays ou au minimum en anglais. Dans l'hypothèse ou il fait appel aux services d'un interprète, celui-ci doit être contacter quelques jours à l'avance et une formation sur les produits et services lui doit être dispensé. De plus, le voyageur ne doit pas attendre la veille de son départ pour vérifier la validité de son titre de transport et de sa carte de crédit.

2) Une fois arrivé à destination

Une fois arrivé dans le pays, le voyageur consacrera la majorité de son temps à ses différents rendez-vous. Il ne doit pas omettre de confirmer ses rendez-vous ou de prévenir en cas d'un éventuel retard. De plus, la maîtrise de son temps est nécessaire afin de ne pas débordé. Pour mieux gérer son temps, il est conseillé de ne pas avoir plus de 4 rendez-vous par jours.


3) Établir un suivi

Le suivi peut être considéré comme l'étape la plus importante de la mission. En effet, il consiste à finaliser les différents contacts établis à l’étranger. Dès son retour dans son pays, un exportateur doit toujours veiller à remercier personnellement ses contacts et leur envoyer la documentation et les informations promises lors des entretiens.. Une entreprise qui souhaite que sa mission de prospection aboutisse doit en effet relancer ses contacts dans les semaines qui suivent son arrivée dans son pays, s'il ne le fait pas, il risque de faire échouer sa prospection.


Source : G. LEGRAND & H. MARTINI, Management des opérations de commerce international, 4ème édition – DUNOD, Paris, 1999

 

 

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